Llevar la gestión financiera de una entidad sin ánimo de lucro puede parecer un reto mayúsculo, especialmente si no cuentas con formación previa en finanzas.
Sin embargo, llevar correctamente la contabilidad de una asociación es indispensable para garantizar su transparencia, cumplir con la normativa legal vigente en España y asegurar la viabilidad de vuestros proyectos sociales o culturales.
Si te preocupa no saber por dónde empezar, en este artículo desgranamos de forma sencilla todo lo que necesitas dominar sobre cómo llevar la contabilidad de una asociación con total tranquilidad y paso a paso.
¿Qué tipo de contabilidad llevan las asociaciones y cómo elegirla?
No todas las entidades tienen las mismas obligaciones financieras; esto dependerá fundamentalmente de su tamaño, su volumen de ingresos y de si han sido declaradas de utilidad pública. A la hora de plantearse cómo llevar la contabilidad de una asociación, lo primero es identificar bajo qué régimen se encuentra la organización.
Por lo general, la mayoría de las entidades de tamaño pequeño o mediano aplican el Plan de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos. Dentro de este marco, podemos distinguir dos modalidades:
- Contabilidad de caja (o régimen simplificado): Es la más habitual para pequeñas asociaciones. Se basa estrictamente en el registro de los ingresos y los gastos a medida que el dinero entra o sale físicamente de la cuenta bancaria.
- Contabilidad por partida doble: Obligatoria para asociaciones de utilidad pública o aquellas que superen ciertos límites de facturación y activos. Requiere un registro más formal donde cada transacción afecta al menos a dos cuentas (debe y haber).
¿Quién es el tesorero en una asociación?
Para entender a fondo cómo llevar la contabilidad de una asociación, primero debemos definir los roles internos del equipo. La figura clave en todo este entramado es, sin duda, el tesorero.
El tesorero en una asociación es el miembro de la junta directiva responsable de custodiar los fondos de la entidad, supervisar los movimientos bancarios y velar por el equilibrio financiero.
Entre sus funciones principales de cara a cómo llevar la contabilidad de una asociación destacan:
- Controlar el presupuesto anual aprobado por la asamblea de socios.
- Autorizar los pagos a proveedores y gestionar los cobros de las cuotas.
- Elaborar las cuentas anuales para presentar ante la junta y los organismos oficiales.
Nota: Aunque el tesorero es el máximo responsable legal, no significa que deba hacer todo el trabajo operativo en solitario; puede apoyarse en herramientas digitales que faciliten la tarea de cómo llevar la contabilidad de una asociación.
¿Qué libros debe llevar una asociación?
La legislación exige que las entidades mantengan al día una serie de registros obligatorios para demostrar la transparencia de su gestión. Si estás investigando cómo llevar la contabilidad de una asociación de manera legal, debes saber qué libros debe llevar una asociación de forma obligatoria:
- Libro de Actas: Donde se recogen los acuerdos de las asambleas.
- Libro de Socios: Un registro actualizado con las altas y bajas de los miembros.
- Libro de Diario: Crucial para cómo llevar la contabilidad de una asociación, ya que aquí se anotan día a día todas las operaciones relativas a la actividad económica.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Que refleja la situación patrimonial exacta de la entidad al cierre de cada ejercicio.
¿Cómo llevar una contabilidad paso a paso?
Si acabas de asumir la gestión y te abruma el papeleo, no te preocupes. Si buscas cómo llevar una contabilidad paso a paso aplicada al tercer sector, sigue este orden lógico:
1. Centralizar la documentación
Guarda, clasifica y digitaliza cada factura, tique, recibo de subvención o justificante de pago. Sin documento, no hay apunte contable válido cuando se aprende cómo llevar la contabilidad de una asociación.
2. Registrar los movimientos diariamente
No dejes que se acumulen las tareas. Anota cada ingreso (cuotas, donaciones) y cada gasto (alquileres, materiales, eventos) en vuestro sistema de registro habitual.
3. Realizar la conciliación bancaria
Al final de cada mes, contrasta los apuntes de tus libros con el extracto real del banco. Ambos saldos deben coincidir al céntimo para que el proceso de cómo llevar la contabilidad de una asociación sea pulcro.
4. Elaborar el presupuesto y el cierre anual
Compara lo gastado con lo presupuestado a mitad de año para corregir desviaciones y, al cerrar el ejercicio, prepara el Balance de Situación y la Cuenta de Resultados.
¿Cómo llevar un control de tesorería?
A menudo se confunde la contabilidad general con la tesorería, pero son conceptos distintos que debes diferenciar al aprender cómo llevar la contabilidad de una asociación. Mientras la contabilidad registra lo que ocurre económicamente, la tesorería se enfoca en la liquidez inmediata.
Para saber cómo llevar un control de tesorería eficiente, te recomendamos confeccionar un plan de flujo de caja (Cash Flow). Esto consiste en una plantilla donde proyectes los cobros y pagos previstos para los próximos meses.
De este modo, si sabéis que la subvención anual ingresará en octubre pero tenéis gastos fijos en julio, podréis anticiparos y evitar que la cuenta se quede en descubierto.
¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio sin ser contador?
Aunque una entidad sin ánimo de lucro no persiga el beneficio económico, a nivel operativo su gestión se asemeja bastante a la de una pequeña empresa o comercio. Por ello, si te planteas cómo llevar la contabilidad de un negocio sin ser contador (o de tu propia organización), la clave reside en la simplificación y la tecnología.
Hoy en día no es necesario ser un erudito en economía para saber cómo llevar la contabilidad de una asociación de forma eficiente. Estos tres pilares te salvarán la vida:
- Usa un software en la nube: Existen programas específicos que automatizan la lectura de facturas y se conectan directamente con tu banco.
- Apóyate en plantillas prediseñadas: Si la entidad es muy pequeña, una plantilla bien estructurada de ingresos y gastos es más que suficiente para empezar.
- Formación básica y consultoría: Dedica unas horas a entender los conceptos básicos (ingreso frente a cobro, gasto frente a pago) y recurre a un asesor profesional para las declaraciones fiscales complejas, algo vital al aprender cómo llevar la contabilidad de una asociación.
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