Cómo potenciar el voluntariado en tu club o asociación: estrategias y herramientas
El voluntariado es una de las claves para el crecimiento y la sostenibilidad de cualquier club o asociación. Contar con socios motivados y dispuestos a colaborar desinteresadamente en diferentes tareas permite multiplicar las actividades, mejorar el ambiente comunitario y repartir mejor el trabajo. Sin embargo, no siempre es fácil motivar a los voluntarios o coordinar su participación de forma eficiente. ¿Cómo lograr que más personas quieran ayudar y, una vez que lo hagan, organizar bien su esfuerzo?
Aquí tienes estrategias y herramientas para potenciar el voluntariado en tu entidad.
Tabla de contenidos
1. Comunica claramente el valor del voluntariado
Muchas personas estarán más dispuestas a colaborar si entienden cómo su aporte voluntario impacta positivamente en la vida del club y en la comunidad. Por ello, es fundamental que comuniques claramente la importancia de los voluntarios. Explica qué actividades del club dependen del voluntariado (por ejemplo, “gracias a los voluntarios pudimos organizar el torneo infantil” o “la revista mensual del club es posible por voluntarios que escriben y maquetan”).
Además, reconoce públicamente a quienes ya colaboran: compartir sus historias y logros a través de boletines, redes sociales o la propia plataforma de gestión es una excelente motivación. Por ejemplo, puedes hacer una pequeña entrevista a un voluntario destacado (“Conoce a María, voluntaria en nuestra escuela deportiva”) y difundirla. Esto no solo agradece su labor, sino que muestra modelos a seguir y anima a más personas a sumarse al ver casos reales.
Consejo: crea una sección en tu comunicación dedicada a “Voluntarios del mes” o similares. También en asambleas o reuniones generales, incluye siempre un punto para agradecer la labor voluntaria. Una cultura que valora al voluntario tendrá cada vez más voluntarios. Recuerda la frase: el voluntario satisfecho atrae a otro voluntario.
2. Ofrece tareas concretas, claras y adaptadas a cada perfil
Para que los socios se animen a colaborar, es importante proponer tareas bien definidas y adaptadas al tiempo y habilidades de cada persona. Muchas veces alguien podría ayudar pero no lo hace porque no sabe en qué o cree que no será útil. Evita solicitar “ayuda en general” de forma abstracta; en lugar de eso, identifica necesidades específicas y comunícalas: por ejemplo, “Buscamos 4 voluntarios para llevar el control de inscripciones el día del evento X, durante 3 horas” o “Necesitamos 2 socios voluntarios que saquen fotos en el torneo del domingo”.
Cuando la gente ve una tarea concreta y acotada, le es más fácil dar un paso al frente si encaja con su disponibilidad. Asimismo, ten en cuenta las habilidades individuales: si tienes un socio que es diseñador gráfico, quizá quiera ayudar con carteles; si otro es bueno en contabilidad, puede echar una mano con la tesorería unos días.
Herramienta: plataformas de gestión como Triboo facilitan la asignación de tareas, el seguimiento y la comunicación con los voluntarios. Puedes crear dentro de la aplicación una lista de “oportunidades de voluntariado” donde los socios interesados se apunten con un clic, y luego gestionar ahí mismo quién hace qué, enviar recordatorios, etc. Esto profesionaliza la coordinación y evita olvidos.
3. Facilita la inscripción y el seguimiento de voluntarios
Haz que sea muy sencillo apuntarse como voluntario. Si el proceso es engorroso o poco claro, muchos perderán el impulso inicial. Digitaliza el proceso con formularios online o incluso mediante tu plataforma interna: por ejemplo, un socio desde su perfil podría marcar “quiero ser voluntario” e indicar en qué áreas le interesa colaborar (deporte, comunicación, logística, etc.). Así recopilarás una base de datos de voluntarios potenciales a la que acudir cuando surjan necesidades.
Una vez inscritos, lleva un seguimiento organizado: registra quién se compromete a qué tarea, para qué fecha, e idealmente ten un “coordinador de voluntarios” que supervise y apoye. A través de la tecnología, puedes calendarizar los turnos de voluntariado, asignar responsables y mantener contacto frecuente. Por ejemplo, usando Triboo podrías tener un grupo de chat exclusivo con los voluntarios de cierto evento para dar instrucciones y resolver dudas en tiempo real.
Consejo: incluye a los voluntarios en las comunicaciones generales del club, pero además envíales comunicaciones específicas. Un voluntario activo apreciará recibir un email de “Gracias por tu ayuda en X, aquí un breve resultado de lo logrado entre todos”. Y en la plataforma, podrías llevar un historial donde cada voluntario vea las actividades en las que ha participado, generando un sentido de logro y pertenencia.
4. Ofrece formación y acompañamiento a los voluntarios
No des por sentado que los voluntarios sabrán exactamente qué hacer o que tendrán toda la confianza desde el primer día. Brindar pequeñas capacitaciones y apoyo a quienes colaboran aumenta su eficacia y su satisfacción. Organiza talleres breves de formación cuando sea pertinente (por ejemplo, cómo actuar de árbitro en un partido de niños, cómo utilizar el sistema de registro online, normas básicas de atención al público si ayudarán en un evento, etc.). Esto les dará mayor seguridad y competencia en sus tareas.
Además, acompaña especialmente a los nuevos voluntarios en sus primeras actividades: así evitarás que por una mala experiencia inicial decidan no repetir. Emparejar a un voluntario novato con otro experimentado (“mentoría” interna) es una buena práctica. También puedes elaborar manuales digitales (un PDF o video corto) explicando procedimientos típicos, y ponerlos a disposición en la plataforma de gestión para que cada voluntario los consulte cuando lo necesite.
Consejo: pregúntales a tus voluntarios qué tal fue su experiencia tras cada actividad. Ese feedback te servirá para mejorar la organización y también para que ellos sientan que su opinión cuenta. Recuerda que un voluntario contento es el mejor embajador: probablemente hable bien del club a otros socios y los anime a participar. En cambio, si alguien se siente perdido o sobrecargado en su voluntariado, es menos probable que repita. Por eso es vital el acompañamiento y la formación.
5. Reconoce y celebra la labor voluntaria
Al igual que con la participación general, el reconocimiento es clave en el voluntariado. Agradece de forma explícita a quienes donan su tiempo y esfuerzo. Esto puede ser mediante agradecimientos públicos (en redes sociales: “¡Gracias equipo de voluntarios por hacer posible la carrera solidaria!” acompañado de una foto de ellos), mediante diplomas o certificados de voluntariado entregados en una reunión anual, o simplemente una mención especial en la asamblea o en la página web.
Algunos clubes instituyen un Día del Voluntario donde realizan una actividad especial para ellos (por ejemplo, un asado de camaradería ofrecido por el club, o entregarles camisetas del club de regalo). Estos gestos hacen que los voluntarios se sientan valorados y los animan a seguir colaborando, además de despertar el interés de otros socios: muchos pensarán “qué bien se trata aquí a los voluntarios, la próxima me apunto también”.
Consejo: incluye el voluntariado como parte de la identidad de la asociación. Por ejemplo, en la memoria anual o resumen de actividades, dedica una sección a destacar cuántos voluntarios colaboraron y qué lograron. Y cada tanto, pregunta a los voluntarios cómo podrías mejorar su experiencia o qué necesidades tienen. Mostrar esa preocupación genuina fideliza enormemente.
Apoyar el voluntariado es invertir en el presente y futuro del club. Una base sólida de voluntarios activos reduce costos, amplía la oferta de actividades y crea una comunidad más unida (porque quienes colaboran suelen desarrollar un vínculo más fuerte con la entidad).
Si buscas más inspiración o ideas prácticas para dinamizar el voluntariado, te recomendamos revisar las pautas de la Confederación de Asociaciones sobre participación voluntaria (por ejemplo, claves e ideas prácticas que han difundido para entidades de tiempo libre educativo. Allí se insiste en la importancia de cosas como la motivación, el reconocimiento y la formación, en línea con lo que hemos repasado.
¿Quieres digitalizar la gestión de tu voluntariado y mejorar su organización? Descubre cómo hacerlo con las funcionalidades de Triboo. Nuestra plataforma te permite gestionar listas de voluntarios, asignarles tareas, comunicarte de forma segmentada con ellos y llevar un registro histórico de su colaboración. Todo esto hace más fácil coordinar grupos grandes de personas de forma ordenada y eficiente. Con Triboo, potenciar el voluntariado en tu club será una tarea mucho más agradecida y efectiva.
